Pasal hukum GDPR menjelaskan secara rinci penunjukan petugas perlindungan data (DPO), posisi dan tugasnya di tiga bagian berbeda. Timbul pertanyaan dalam kondisi apa penunjukan petugas perlindungan data untuk perusahaan Anda tidak hanya opsional tetapi juga wajib berdasarkan GDPR?
Dalam artikel ini kami menjawab pertanyaan ini dan menjelaskan secara rinci tentang tanggung jawab petugas perlindungan data dan menyajikan perbedaan antara petugas perlindungan data internal dan eksternal.
Tugas apa yang dimiliki petugas perlindungan data?
Peran dan tanggung jawab petugas perlindungan data GDPR
Peran petugas perlindungan data adalah bertindak sebagai jembatan antara perusahaan Anda dan regulator. Hal ini penting dalam manajemen perlindungan data dan memantau kepatuhan terhadap GDPR dan undang-undang perlindungan data terkait lainnya. Petugas perlindungan data harus dapat memberikan saran kepada perusahaan Anda mengenai tantangan perlindungan data apa pun dan mendorong tindakan pencegahan, misalnya melalui pelatihan karyawan Anda.
Petugas perlindungan data menurut GDPR harus memenuhi tugas berikut
- Memastikan Kepatuhan: Memantau kepatuhan terhadap semua undang-undang dan peraturan perlindungan data yang relevan.
- Pemantauan proses: Hal ini mencakup pemantauan penilaian dampak perlindungan data untuk menilai risiko pemrosesan data.
- Pelatihan dan Kesadaran Karyawan: Mempromosikan pengetahuan perlindungan data di kalangan karyawan.
- Kerjasama dengan otoritas pengawas: Bertindak sebagai titik kontak untuk otoritas perlindungan data.
- Aksesibilitas dan saran: DPO harus dapat diakses setiap saat agar dapat mengatasi masalah perlindungan data secara efektif.
- Pencatatan: Memelihara catatan rinci tentang aktivitas pemrosesan data organisasi.
- Menghindari Konflik Kepentingan: DPO harus bebas dari konflik kepentingan apa pun.
Siapa yang membutuhkan petugas perlindungan data menurut GDPR?
Setiap organisasi publik memerlukan petugas perlindungan data, dan perusahaan swasta harus menunjuk petugas perlindungan data jika aktivitas pemrosesan datanya memenuhi kriteria tertentu. Jika Anda sudah mengetahui bahwa Anda sedang memproses data pribadi, bagian berikut ini penting bagi Anda karena pemrosesan data tersebut memerlukan perhatian dan perhatian khusus berdasarkan GDPR.
Kapan petugas perlindungan data diperlukan berdasarkan GDPR?
Kewajiban untuk menunjuk DPO berdasarkan GDPR muncul ketika pemrosesan data pribadi oleh perusahaan memenuhi kriteria tertentu:
- Kegiatan utama Perusahaan meliputi pelaksanaan kegiatan yang berdasarkan sifat, ruang lingkup dan tujuannya memerlukan pemantauan intensif secara berkala dan sistematis terhadap subjek data .
- Kegiatan utamanya mencakup pemrosesan skala besar atas kategori data pribadi khusus berdasarkan Pasal 9 GDPR dan data tentang hukuman dan pelanggaran pidana berdasarkan Pasal 10 GDPR.
Selain itu, GDPR mewajibkan penunjukan petugas perlindungan data untuk setiap otoritas atau organisasi publik (kecuali pengadilan dalam aktivitas peradilannya).
Petugas perlindungan data internal atau eksternal?
Memutuskan apakah petugas perlindungan data (DPO) internal atau eksternal lebih baik untuk organisasi Anda bergantung pada dua faktor: kebutuhan spesifik organisasi dan sumber daya Anda. Petugas perlindungan data internal dapat menjadi pilihan yang efisien jika keahlian yang relevan sudah ada di organisasi, karena posisi ini dapat diambil alih atau dikembangkan secara efisien oleh karyawan organisasi. Di sisi lain, jika diperlukan keahlian, objektivitas, dan efisiensi tingkat tinggi untuk menerapkan perlindungan data, memilih petugas perlindungan data eksternal dapat bermanfaat. Mitra kami, penyedia layanan DPO eksternal terakreditasi , menawarkan dukungan profesional yang memenuhi kriteria ini.
Berikut ini ringkasan kelebihan dan kekurangan kedua opsi tersebut:
Petugas perlindungan data internal
Keuntungan
- Keakraban dengan perusahaan: DPO internal mengenal perusahaan, proses dan karyawannya dengan sangat baik, sehingga memungkinkan integrasi perlindungan data yang lebih dalam ke dalam proses sehari-hari.
- Biaya: Seringkali lebih murah karena tidak ada karyawan baru yang harus dipekerjakan dan tidak ada biaya konsultasi eksternal.
Kekurangan
- Konflik sumber daya dan tugas: Tugas tambahan DPO dapat mempersulit pengelolaan beban kerja yang ada. Seorang karyawan baru mungkin perlu dipekerjakan.
- Perlindungan terhadap pemecatan: Terdapat kekhususan hukum mengenai perlindungan terhadap pemecatan yang dapat mempersulit pengambilan keputusan kepegawaian.
Petugas perlindungan data eksternal
Keuntungan
- Keahlian khusus: Petugas perlindungan data eksternal seringkali berkualifikasi tinggi dan selalu mendapat informasi tentang perkembangan terkini dalam undang-undang perlindungan data.
- Objektivitas: Melalui posisi eksternalnya, DPO dapat menawarkan perspektif yang lebih obyektif mengenai masalah perlindungan data di dalam perusahaan.
- Penerimaan: Petugas perlindungan data eksternal sering kali dipandang lebih netral oleh dewan kerja dan karyawan, sehingga dapat mempermudah kolaborasi.
Kekurangan
- Aksesibilitas: Karyawan mungkin ragu untuk mendekati DPO eksternal jika ada pertanyaan atau masalah.
Terlepas dari pilihan DPO internal atau eksternal, perusahaan memiliki tanggung jawab utama atas perlindungan data. Oleh karena itu disarankan untuk mengevaluasi secara hati-hati kapasitas internal dan opsi eksternal untuk mendapatkan solusi optimal bagi perusahaan Anda.
Kesimpulan
Memutuskan apakah dan jenis petugas perlindungan data (internal atau eksternal) mana yang terbaik untuk perusahaan Anda harus didasarkan pada penilaian menyeluruh terhadap kebutuhan spesifik Anda.
Untuk informasi lebih lanjut dan dukungan profesional, silakan kunjungi situs web mitra kami , penyedia layanan DPO eksternal yang berpengalaman. Gunakan keahlian mereka untuk mengelola perusahaan Anda secara efektif sesuai dengan GDPR dan pada saat yang sama mengoptimalkan standar perlindungan data.
